Sygnaliści
Niniejszy dokument stanowi element Systemu zarządzania Bezpieczeństwem Informacji obowiązującego w Osadkowski Sp. z o.o. i podlega stosowaniu w zakresie zgodnym z przyjętymi politykami bezpieczeństwa.
Informacje przedstawione w tym dokumencie są spełnieniem obowiązku Administratora Danych Osobowych zgodnie z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO).
Informacje o Administratorze Danych Osobowych
Administratorem danych osobowych jest Osadkowski Sp. z o.o. z siedzibą w Bierutowie, ul. Kolejowa 6, 56-420 Bierutów.
Z Administratorem danych osobowych można się kontaktować się z w następujący sposób:
- listownie na adres: Osadkowski Sp. z o.o., ul. Kolejowa 6, 56-420 Bierutów
- poprzez przesłanie zapytania w formularzu kontaktowym zamieszczonym na stronie w zakładce kontakt
- przez e-mail: centrum@osadkowski.pl
Informacje o Inspektorze Ochrony Danych
Administrator danych osobowych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych.
W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych w następujący sposób:
- listownie na adres: Osadkowski Sp. o.o., Inspektor Ochrony Danych, ul. Kolejowa 6, 56-420 Bierutów
- przez e-mail: iodo@osadkowski.pl
Informacje o celach, podstawach prawnych i okresie przetwarzania danych osobowych
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna przetwarzania | Okres przetwarzania | |
|---|---|---|---|
| 1 | Dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie będą przetwarzane w celu przyjęcia, prowadzenia działań następczych, weryfikacji zgłoszenia, oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu w tym przez dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające lub zamknięcie procedury przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń | Niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze tj. art. 6 ust. 1 lit. c RODO z art. 8 ust. 4 Ustawy z dnia 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów. Jeżeli w ramach postępowania niezbędne będzie przetwarzanie danych szczególnych kategorii danych osobowych np. zdrowia, seksualności, poglądów politycznych, światopoglądu podstawą przetwarzania będą przepisy prawa i ważny interes publiczny, tj. art. 9 ust. 2 lit. g RODO. | Dane osobowe będą przetwarzane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są usuwane nie później niż w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy. |
| 2 | Dane osobowe zgłaszającego będą przetwarzane w celu przyjęcia, potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, prowadzenia działań następczych, weryfikacji zgłoszenia i ewentualnej dalszej komunikacji ze zgłaszającym, w tym występowania o dodatkowe informacje i przekazywanie osobie zgłaszającej informacji zwrotnej | Niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze tj. art. 6 ust. 1 lit. c RODO z art. 8 ust. 4 Ustawy z dnia 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów. Jeżeli w ramach postępowania niezbędne będzie przetwarzanie danych szczególnych kategorii danych osobowych np. zdrowia, seksualności, poglądów politycznych, światopoglądu podstawą przetwarzania będą przepisy prawa i ważny interes publiczny, tj. art. 9 ust. 2 lit. g RODO. W przypadku wyrażenia przez sygnalistę wyraźnej zgody na ujawnienie swojej tożsamości, w tym zakresie dane będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. | Dane osobowe będą przetwarzane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są usuwane nie później niż w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy. |
| 3 | Prowadzenie "Rejestru Nieprawidłowości" w którym gromadzi się m.in. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób, informacje o przedmiocie naruszenia oraz działaniach następczych | Niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze tj. art. 6 ust. 1 lit. c RODO z art. 29 ust. 4 Ustawy z dnia 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów. | Dane osobowe w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. |
| 4 | W stosownych przypadkach, dane osobowe mogą być przetwarzanie w celu ustalenia, dochodzenia, obrony roszczeń | Niezbędność jest do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów administratora dotyczących prawa do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń tj. art. 6 ust. 1 lit. f RODO. | Do czasu przedawnienia ewentualnych wzajemnych roszczeń, nie dłużej niż 6 lat od zakończenia roku kalendarzowego licząc od następnego roku w którym zaistniało zdarzenie mogące stanowić podstawę roszczeń lub do czasu zaspokojenia roszczenia. |
Informacje o odbiorcach danych osobowych
Dane osobowe mogą być ujawnione następującym kategoriom odbiorców:
- upoważnionym pracownikom i współpracownikom
- podmiotom świadczącym wybrane usługi, w tym: związane z przyjmowaniem zgłoszeń i podejmowaniem działań następczych, usługi prawne, informatyczne, pocztowe i kurierskie oraz Inspektorowi Ochrony Danych
Dane będą ujawniane wyłącznie zaufanym odbiorcom i przetwarzane jedynie w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do świadczenia usług na rzecz Administratora.
Informacje o realizowanych prawach podmiotu danych
W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu, w odniesieniu do tych danych, następujące prawa:
- prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii, o ile prawo do uzyskania kopii nie wpłynie niekorzystnie na prawa i wolności innych osób lub nie jest sprzeczne z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, szczególnie w zakresie wyłączenia obowiązku przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych, chyba że sygnalista nie spełnia warunków objęcia ochroną albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie
- prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych, jeśli są niepoprawne
- prawo do ograniczenia przetwarzania
- prawo wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, ze względu na Pani/Pana szczególną sytuację, w przypadkach, kiedy dane są przetwarzane w związku z realizacją prawnie uzasadnionego interesu administratora
- prawo do odwołania zgody, jeżeli przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywa się na podstawie zgody. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
- prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2; 00-193 Warszawa
Informacje o obowiązku podania danych
Brak podania danych w zakresie i celu wskazanym w przepisach może uniemożliwić skuteczne przyjęcie zgłoszenia, weryfikację zgłoszenia i przeprowadzenie działań następczych.
Informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu
Dane osobowe nie będą służyły do podejmowania zautomatyzowanych decyzji, w tym do profilowania.
Informacje o przekazaniu poza Europejski Obszar Gospodarczy
Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich tj. poza Europejski Obszar Europejski.