Klauzula informacyjna - Kontrahenci
Niniejszy dokument stanowi element Systemu zarządzania Bezpieczeństwem Informacji obowiązującego w Osadkowski Sp. z o.o. i podlega stosowaniu w zakresie zgodnym z przyjętymi politykami bezpieczeństwa.
Informacje przedstawione w tym dokumencie są spełnieniem obowiązku Administratora Danych Osobowych zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej Rozporządzenie, RODO).
Informacje o Administratorze Danych Osobowych.
Administratorem danych osobowych jest Osadkowski Sp. z o.o. z siedzibą w Bierutowie, ul. Kolejowa 6, 56-420 Bierutów.
Z Administratorem danych osobowych można się kontaktować się z w następujący sposób:
- listownie na adres: Osadkowski Sp. z o.o., ul. Kolejowa 6, 56-420 Bierutów;
- poprzez przesłanie zapytania w formularzu kontaktowym zamieszczonym na stronie w zakładce kontakt
- przez e-mail: centrum@osadkowski.pl;
Informacje o Inspektorze Ochrony Danych.
Administrator danych osobowych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych.
We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych w następujący sposób:
- listownie na adres: Osadkowski Sp. z o.o., Inspektor Ochrony Danych, ul. Kolejowa 6, 56-420 Bierutów;
- przez e-mail: iodo@osadkowski.pl;
Informacje o celach, podstawach prawnych i okresie przetwarzania danych osobowych.
| # | CEL PRZETWARZANIA | PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA | OKRES PRZETWARZANIA | |
|---|---|---|---|---|
| 1. | Realizacja zadań zmierzających do zawarcia umowy | Dla osób fizycznych będących stroną umowy:
Przetwarzanie jest niezbędne do realizacji czynności zmierzających do zawarcia umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Dla osób działających w imieniu lub na rzecz Klienta: Prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na możliwości realizacji niezbędne do realizacji czynności zmierzających do zawarcia umowy zawartej w ramach działalności Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). |
Przez okres realizacji zadań zmierzających do zawarcia umowy | |
| 2. | Realizacja umowy | Dla osób fizycznych będących stroną umowy:
Przetwarzanie jest niezbędne do realizacji czynności zmierzających do zawarcia umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Dla osób działających w imieniu lub na rzecz Klienta: Prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na możliwości realizacji niezbędne do realizacji czynności zmierzających do zawarcia umowy zawartej w ramach działalności Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). |
Przez okres realizacji umowy | |
| 3. | Prowadzenie dokumentacji księgowo podatkowej | Przetwarzanie niezbędne jest do wypełnienia obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) w zw. z art. 74 Ustawy o rachunkowości i innych dot. podatków. |
5 lat od zakończenia roku kalendarzowego, licząc od następnego roku w którym miało zdarzenie powodującego powstanie obowiązku | |
| 4. | Opracowanie i udzielenie odpowiedzi na zapytanie lub inne zgłoszenie | Przetwarzanie niezbędne jest do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na możliwości przekazania odpowiedzi na pytanie lub zgłoszenie dotyczące działalności Administratora. | Okres utrzymywania bieżących relacji np. odpowiedzi na pytania, przedstawiania ofert, wymiany korespondencji | |
| 5. | Obsługa, dochodzenie i obrona w razie zaistnienia wzajemnych roszczeń | Przetwarzanie niezbędne jest do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) dotyczących prawa do obrony lub dochodzenia roszczeń w razie zaistnienia wzajemnych roszczeń. | Do czasu przedawnienia ewentualnych wzajemnych roszczeń, nie dłużej niż 6 lat od zakończenia roku kalendarzowego licząc od następnego roku w którym zaistniało zdarzenie mogące stanowić podstawę roszczeń lub do czasu zaspokojenia roszczenia. | |
| 6. | Rozpatrywanie reklamacji, skarg, wniosków | Przetwarzanie niezbędne jest do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegających na dążeniu do zapewnienia wysokiej jakości produktów i usług oraz dobrego wizerunku przedsiębiorcy. | Przez czas niezbędny do zakończenia obsługi reklamacji, skargi lub wniosku | |
| 7. | Marketing usług własnych | Przetwarzanie niezbędne jest do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegających na promowaniu przedsiębiorcy oraz oferowanych usług i produktów. | Do momentu zgłoszenia sprzeciwu | |
| 8. | Sprawdzenie, czy nabywca jest użytkownikiem zawodowym lub innym podmiotem gospodarczym oraz dokonanie oceny, czy zamierzone stosowanie substancji stanowiącej prekursor materiałów wybuchowych odpowiada rodzajowi działalności handlowej, gospodarczej lub zawodowej nabywcy | Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze tj. art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 8 ust. 2 lit. a,b,c oraz art. 8 ust. 3 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1148 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie wprowadzania do obrotu i stosowania prekursorów materiałów wybuchowych, zmieniającego rozporządzenie (WE) nr 1907/2006 i uchylającego rozporządzenie (UE) nr 98/2013 (dalej RSW). (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegających na promowaniu przedsiębiorcy oraz oferowanych usług i produktów | Przez okres 18 miesięcy od dnia transakcji | |
| 9. | Sprawdzenie dowodu tożsamości i pozwolenia osoby nabywającej substancję stanowiącą prekursor materiałów wybuchowych w celach niezwiązanych z działalnością handlową, gospodarczą lub zawodową tej osoby | Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze tj. art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 8 ust. 1 RSW | Przez okres niezbędny do prawidłowego zweryfikowania tożsamości nabywcy i prawidłowości wystawionego pozwolenia | |
| 10. | Weryfikacja poprawności i wzbogacenie posiadanych danych o kontrahentach, w celu oceny kondycji finansowej i ustalenia składników majątku, przed podjęciem decyzji o wystawieniu faktury z odroczonym terminem płatności lub decyzji co do zasadności i formy działań windykacyjnych wobec dłużników | Przetwarzanie niezbędne jest do celów wynikających z prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegającego na zapewnieniu bezpieczeństwa obrotu gospodarczego, w szczególności zapobieganiu lub minimalizowaniu strat finansowych. Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) w zakresie danych dobrowolnie podanych przez kontrahenta, pozyskanych na podstawie zgody | Do czasu przedawnienia ewentualnych wzajemnych roszczeń, nie dłużej niż 3 lat od zakończenia roku kalendarzowego licząc od następnego roku w którym zaistniało zdarzenie mogące stanowić podstawę roszczeń lub do wycofania zgody w przypadku danych przetwarzanych w oparciu o zgodę | |
| 11. | Realizacja obowiązku identyfikacji i oceny ryzyka związanego z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu odnoszącego się do działalności Administratora. Stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego, względem klientów w szczególności obejmujących identyfikację i weryfikację tożsamości klienta, identyfikację beneficjenta rzeczywistego i osoby działającej w imieniu klienta, ocenę i bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta, badanie źródeł pochodzenia wartości majątkowych będących w dyspozycji klienta | Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze tj. art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z przepisami art. 27, 33, 34, 49 Ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej AML) | Przez okres 5 lat, licząc od dnia zakończenia stosunków gospodarczych z klientem lub od dnia przeprowadzenia transakcji okazjonalnej będą przechowywane kopie dokumentów i informacji, dowody potwierdzające przeprowadzone transakcje i ewidencje transakcji, natomiast wyniki analiz będą przechowywane przez okres 5 lat, licząc od dnia ich przeprowadzenia | |
Informacje o odbiorcach danych osobowych.
Dane osobowe mogą być ujawnione następującym kategoriom odbiorców:
- upoważnionym pracownikom i współpracownikom;
- podmiotom świadczącym wybrane usługi, w tym: usługi prawne, marketingowe, informatyczne, ochrony fizycznej, pocztowe i kurierskie oraz Inspektorowi Ochrony Danych;
Dane będą ujawniane wyłącznie zaufanym odbiorcom i przetwarzane jedynie w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do świadczenia usług na rzecz Administratora.
Informacje o realizowanych prawach podmiotu danych.
W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu, w odniesieniu do tych danych, następujące prawa:
- prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii, o ile prawo do uzyskania kopii nie wpłynie niekorzystnie na prawa i wolności innych osób;
- prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych, jeśli są niepoprawne;
- prawo do usunięcia danych osobowych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa i nie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
- prawo do odwołania zgody, jeżeli przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywa się na podstawie zgody. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
- prawo wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, ze względu na Pani/Pana szczególną sytuację, w przypadkach, kiedy dane są przetwarzane w związku z realizacją prawnie uzasadnionego interesu Administratora;
- prawo do ograniczenia przetwarzania;
- prawo do przeniesienia danych osobowych, przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy;
- prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2; 00-193 Warszawa;
Informacje o obowiązku podania danych.
Podanie danych jest dobrowolne, aczkolwiek koniecznie do udzielenia odpowiedzi na zapytanie lub inne zgłoszenie. Bez podania danych, nie będzie możliwe podjęcie efektywnej komunikacji. W pewnych przypadkach brak podania danych uniemożliwi zawarcie i wykonanie umowy.
Informacje o źródłach danych osobowych.
Poza danymi pozyskanymi bezpośrednio i przetwarzanymi w zawiązku ze współpracą, w przypadku podmiotów występujących o udzielenie kredytu kupieckiego, odroczonej płatności przetwarzane mogą być również dane osobowe znajdujące się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub w Krajowym Rejestrze Sądowym. Ponadto, dane, raporty służące do oceny wiarygodności kredytowej w tym w zakresie ustalenia składników majątku, zobowiązań, numeru księgi wieczystej nieruchomości wchodzącej w skład majątku, udostępnione przez Dun&Bradstreet Poland sp. z o.o. (https://www.dnb.com/pl-pl/) oraz dane w postaci treści księgi wieczystej udostępnianej przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Dane będą przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia analizy i podjęcia decyzji co do udzielenia kredytu kupieckiego, odroczonej płatności, a w przypadku dłużników decyzji co do zasadności i formy działań windykacyjnych oraz ewentualnego prowadzenia tych działań.
Ponadto, w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych w celu realizacji obowiązków wynikających z AML, dane mogą pochodzić bezpośrednio od osoby której dotyczą, ale również od kontrahenta lub potencjalnego kontrahenta którego Beneficjentem rzeczywistym jest osoba której dotyczą dane, z Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych, z innych wiarygodnych rejestrów np. KRS, CEIDG oraz usług zaufania umożliwiających identyfikację elektroniczną w rozumieniu rozporządzenia 910/2014.
Informacje o zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu.
Dane osobowe nie będą służyły zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
Informacje o przekazaniu poza Europejski Obszar Gospodarczy.
Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy.