Klauzula informacyjna – Kontrahenci

Osadkowski.pl

Niniejszy dokument stanowi element Systemu zarządzania Bezpieczeństwem Informacji obowiązującego w Osadkowski Sp. z o.o. i podlega stosowaniu w zakresie zgodnym z przyjętymi politykami bezpieczeństwa.

Informacje przedstawione w tym dokumencie są spełnieniem obowiązku Administratora Danych Osobowych zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej Rozporządzenie, RODO).

Informacje o Administratorze Danych Osobowych.

Administratorem danych osobowych jest Osadkowski Sp. z o.o. z siedzibą w Bierutowie, ul. Kolejowa 6, 56-420 Bierutów.

Z Administratorem danych osobowych można się kontaktować się z w następujący sposób:

  • listownie na adres: Osadkowski Sp. z o.o., ul. Kolejowa 6, 56-420 Bierutów;
  • poprzez przesłanie zapytania w formularzu kontaktowym zamieszczonym na stronie w zakładce kontakt
  • przez e-mail: centrum@osadkowski.pl;

Informacje o Inspektorze Ochrony Danych.

Administrator danych osobowych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych.

We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych w następujący sposób:

  • listownie na adres: Osadkowski Sp. z o.o., Inspektor Ochrony Danych, ul. Kolejowa 6, 56-420 Bierutów;
  • przez e-mail: iodo@osadkowski.pl;

Informacje o celach, podstawach prawnych i okresie przetwarzania danych osobowych.

#CEL PRZETWARZANIAPODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIAOKRES PRZETWARZANIA
1.Realizacja zadań zmierzających do zawarcia umowy.Przetwarzanie niezbędne jest do podjęcia działań przed zawarciem umowy
i wykonana umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Przez okres realizacji zadań zmierzających do zawarcia umowy.
2.Realizacja umowy.Przetwarzanie niezbędne jest do podjęcia działań przed zawarciem umowy i wykonana umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).Przez okres realizacji umowy.
3.Prowadzenie dokumentacji księgowo podatkowej.Przetwarzanie niezbędne jest do wypełnienia obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) w zw. z art. 74 Ustawy o rachunkowości
i innych dot. podatków.
5 lat od zakończenia roku kalendarzowego, licząc od następnego roku w którym miało zdarzenie powodującego powstanie obowiązku.
4.Opracowanie i udzielenie odpowiedzi na zapytanie lub inne zgłoszenie.Przetwarzanie niezbędne jest do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na możliwości przekazania odpowiedzi na pytanie lub zgłoszenie dotyczące działalności Administratora.Okres utrzymywania bieżących relacji np. odpowiedzi na pytania, przedstawiania ofert, wymiany korespondencji.
5.Obsługa, dochodzenie i obrona w razie zaistnienia wzajemnych roszczeń.Przetwarzanie niezbędne jest do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) dotyczących prawa do obrony lub dochodzenia roszczeń w razie zaistnienia wzajemnych roszczeń.Do czasu przedawnienia ewentualnych wzajemnych roszczeń, nie dłużej niż 6 lat od zakończenia roku kalendarzowego licząc od następnego roku w którym zaistniało zdarzenie mogące stanowić podstawę roszczeń.
6.Rozpatrywanie reklamacji, skarg, wniosków.Przetwarzanie niezbędne jest do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegających na dążeniu do zapewnienia wysokiej jakości produktów i usług oraz dobrego wizerunku przedsiębiorcy.Przez czas niezbędny do zakończenia obsługi reklamacji, skargi lub wniosku.
7.Marketing usług własnych.Przetwarzanie niezbędne jest do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegających na promowaniu przedsiębiorcy oraz oferowanych usług i produktów.Do momentu zgłoszenia sprzeciwu.
8.Sprawdzenie, czy nabywca jest użytkownikiem zawodowym lub innym podmiotem gospodarczym oraz dokonanie oceny, czy zamierzone stosowanie substancji stanowiącej prekursor materiałów wybuchowych odpowiada rodzajowi działalności handlowej, gospodarczej lub zawodowej nabywcy.Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze tj. art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 8 ust. 2 lit. a,b,c oraz art. 8 ust. 3 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1148 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie wprowadzania do obrotu i stosowania prekursorów materiałów wybuchowych, zmieniającego rozporządzenie (WE) nr 1907/2006 i uchylającego rozporządzenie (UE) nr 98/2013 (dalej RSW). (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegających na promowaniu przedsiębiorcy oraz oferowanych usług i produktów.Przez okres 18 miesięcy od dnia transakcji.
9.Sprawdzenie dowodu tożsamości i pozwolenia osoby nabywającej substancję stanowiącą prekursor materiałów wybuchowych w celach niezwiązanych z działalnością handlową, gospodarczą lub zawodową tej osoby.Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze tj. art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 8 ust. 1 RSWPrzez okres niezbędny do prawidłowego zweryfikowania tożsamości nabywcy i prawidłowości wystawionego pozwolenia.
10.Weryfikacja poprawności i wzbogacenie posiadanych danych o kontrahentach, w celu oceny kondycji finansowej i ustalenia składników majątku, przed podjęciem decyzji o wystawieniu faktury z odroczonym terminem płatności lub decyzji co do zasadności i formy działań windykacyjnych wobec dłużników.Przetwarzanie niezbędne jest do celów wynikających z prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegającego na zapewnieniu bezpieczeństwa obrotu gospodarczego, w szczególności zapobieganiu lub minimalizowaniu strat finansowych. Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) w zakresie danych dobrowolnie podanych przez kontrahenta, pozyskanych na podstawie zgody.Do czasu przedawnienia ewentualnych wzajemnych roszczeń, nie dłużej niż 3 lat od zakończenia roku kalendarzowego licząc od następnego roku w którym zaistniało zdarzenie mogące stanowić podstawę roszczeń lub do wycofania zgody w przypadku danych przetwarzanych w oparciu o zgodę.

Informacje o odbiorcach danych osobowych.

Dane osobowe mogą być ujawnione następującym kategoriom odbiorców:

  • upoważnionym pracownikom i współpracownikom;
  • podmiotom świadczącym wybrane usługi, w tym: usługi prawne, marketingowe, informatyczne, ochrony fizycznej, usługi rekrutacyjne i pośrednictwa pracy, pocztowe i kurierskie, usługi świadczone na rzecz kandydatów do pracy i pracowników w imieniu pracodawcy oraz Inspektorowi Ochrony Danych;

Dane będą ujawniane wyłącznie zaufanym odbiorcom i przetwarzane jedynie w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do świadczenia usług na rzecz Administratora.

Informacje o realizowanych prawach podmiotu danych.

W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu, w odniesieniu do tych danych, następujące prawa:

  • prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii, o ile prawo do uzyskania kopii nie wpłynie niekorzystnie na prawa i wolności innych osób;
  • prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych, jeśli są niepoprawne;
  • prawo do usunięcia danych osobowych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa i nie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
  • prawo do odwołania zgody, jeżeli przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywa się na podstawie zgody. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
  • prawo wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, ze względu na Pani/Pana szczególną sytuację, w przypadkach, kiedy dane są przetwarzane w związku z realizacją prawnie uzasadnionego interesu Administratora;
  • prawo do ograniczenia przetwarzania;
  • prawo do przeniesienia danych osobowych, przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy;
  • prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2; 00-193 Warszawa;

Informacje o obowiązku podania danych.

Podanie danych jest dobrowolne, aczkolwiek koniecznie do udzielenia odpowiedzi na zapytanie lub inne zgłoszenie. Bez podania danych, nie będzie możliwe podjęcie efektywnej komunikacji. W pewnych przypadkach brak podania danych uniemożliwi zawarcie i wykonanie umowy.

Informacje o źródłach danych osobowych.

Poza danymi pozyskanymi bezpośrednio i przetwarzanymi w zawiązku ze współpracą, w przypadku podmiotów występujących o udzielenie kredytu kupieckiego, odroczonej płatności przetwarzane mogą być również dane osobowe znajdujące się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub w Krajowym Rejestrze Sądowym. Ponadto, dane, raporty służące do oceny wiarygodności kredytowej w tym w zakresie ustalenia składników majątku, zobowiązań, numeru księgi wieczystej nieruchomości wchodzącej w skład majątku, udostępnione przez Dun&Bradstreet Poland sp. z o.o. (https://www.dnb.com/pl-pl/) oraz dane w postaci treści księgi wieczystej udostępnianej przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Dane będą przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia analizy i podjęcia decyzji co do udzielenia kredytu kupieckiego, odroczonej płatności, a w przypadku dłużników decyzji co do zasadności i formy działań windykacyjnych oraz ewentualnego prowadzenia tych działań.

Informacje o zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu.

Dane osobowe nie będą służyły zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

Informacje o przekazaniu poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy.